ISO 9001 madde 8.4 ne ister?
ISO 9001:2015’in 8.4 maddesi, dışarıdan sağlanan süreç, ürün ve hizmetlerin şartlara uygun olmasını güvence altına almayı amaçlar. Standart, kuruluşun dış tedarikçilerin değerlendirilmesi, seçilmesi, performanslarının izlenmesi ve yeniden değerlendirilmesi için kriterler belirlemesini ve uygulamasını ister. Bu kriterler, tedarikçinin şartlara uygun süreç, ürün veya hizmet sağlama yeteneğine dayanmalıdır.
Standart ayrıca bu faaliyetlere ve değerlendirmelerden doğan gerekli eylemlere ilişkin dokümante edilmiş bilgilerin saklanmasını şart koşar. Kontrolün türü ve kapsamı, dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetin kuruluşun nihai ürününe ve müşteriye olası etkisine göre belirlenmelidir. Fason üretim gibi dış kaynaklı süreçlerin de yönetim sisteminin kontrolü altında olması gerekir. Tedarikçiye iletilen bilgiler (ürün şartları, onay gereklilikleri, personel yetkinliği, doğrulama faaliyetleri) de aynı madde kapsamında ele alınır. Kalite yönetim sisteminin genel çerçevesi için ISO 9001 danışmanlığı sayfamıza göz atabilirsiniz.
Tedarikçi seçim kriterleri
Kriterler, tedarik edilen ürün veya hizmetin niteliğine göre değişir. Yaygın olarak kullanılan kriterler şunlardır:
- Kalite yeteneği: üretim ve kontrol olanakları, yönetim sistemi, varsa sertifikaları, numune veya ilk ürün onayı sonuçları.
- Teknik yeterlilik: şartnamelerinizi karşılayacak ekipman, bilgi ve personel; gerekli ürün belgeleri ve test raporları.
- Teslimat kapasitesi: kapasite, termin süreleri, stok ve lojistik imkânları.
- Fiyat ve ticari koşullar: fiyat rekabetçiliği, ödeme koşulları, toplam sahip olma maliyeti.
- Finansal istikrar: tedarikçinin uzun vadeli iş birliğini sürdürebilecek mali yapıda olması.
- Yasal uyum ve sürdürülebilirlik: çalışma koşulları, iş sağlığı ve güvenliği, çevre mevzuatına uyum; müşterilerinizin bu konudaki beklentileri.
- Bilgi güvenliği: kişisel veya gizli verilerinize erişen tedarikçiler için veri güvenliği tedbirleri; bu konuda veri güvenliği sayfamıza da bakabilirsiniz.
Değerlendirme ve onay süreci adım adım
Tedarikçileri kategorilere ayırın
Ürününüz ve müşteriniz üzerindeki etkiye göre kritik, önemli ve standart gibi kategoriler belirleyin. Her kategori için hangi değerlendirme yöntemlerinin uygulanacağını tanımlayın.
Ön değerlendirme
Aday tedarikçiden firma bilgileri, sertifikalar, kapasite bilgileri ve referanslar içeren bir tedarikçi bilgi formu veya öz değerlendirme anketi isteyin.
Numune ve teknik değerlendirme
Gerekli durumlarda numune veya ilk parti onayı yapın; test sonuçlarını şartnameyle karşılaştırın.
Saha denetimi
Kritik tedarikçiler için onay öncesinde ikinci taraf tedarikçi denetimi yapın.
Onay kararı
Değerlendirme sonuçlarına göre tedarikçiyi onaylı, şartlı onaylı veya onaysız olarak sınıflandırın; kararı ve gerekçesini kayıt altına alın.
Onaylı tedarikçi listesine ekleme
Onaylanan tedarikçiyi, hangi ürün veya hizmet için onaylandığını belirterek listeye ekleyin.
Performans izleme
Teslimat, kalite ve iletişim performansını düzenli olarak ölçün.
Yeniden değerlendirme
Belirlenen aralıklarla ve performans verilerine dayanarak tedarikçiyi yeniden değerlendirin; gerekirse geliştirme planı veya listeden çıkarma kararı alın.
Tedarikçi karnesi (scorecard) nasıl hazırlanır?
Tedarikçi karnesi, tedarikçinin belirli bir dönemdeki performansını birkaç ana gösterge üzerinden puanlayan ve zaman içindeki eğilimi gösteren bir araçtır. Kalite, teslimat, maliyet ve iş birliği en yaygın ana başlıklardır. Her başlığın altında ölçülebilir göstergeler tanımlanır ve kuruluşun önceliklerine göre ağırlıklandırılır.
Örneğin kalite başlığında girdi kontrolünde reddedilen parti oranı, müşteri şikâyetine yol açan tedarikçi kaynaklı hata sayısı ve düzeltici faaliyetlerin zamanında kapatılma oranı; teslimat başlığında zamanında ve tam teslimat oranı; iş birliği başlığında ise taleplere yanıt süresi ve dokümantasyonun eksiksizliği izlenebilir. Göstergelerin sayısını sınırlı tutmak ve verinin mevcut kayıtlardan kolayca alınabildiğinden emin olmak, karnenin sürdürülebilir olmasını sağlar.
Toplam puana göre performans sınıfları belirlenir; örneğin iyi, kabul edilebilir ve geliştirilmesi gereken. Sınıflar arası eşikler ve her sınıf için alınacak aksiyonlar, örneğin geliştirme planı istenmesi veya ek denetim yapılması, prosedürde tanımlanmalıdır. Karnenin tedarikçiyle paylaşılması, beklentilerin açık olmasını ve iyileştirmenin birlikte planlanmasını sağlar.
Onaylı tedarikçi listesinde neler bulunmalı?
- Tedarikçinin unvanı, adresi ve iletişim bilgileri
- Onaylandığı ürün, malzeme veya hizmet kapsamı
- Tedarikçi kategorisi ve risk seviyesi
- Onay tarihi, onay yöntemi ve onay durumu (onaylı, şartlı onaylı, askıda)
- Son değerlendirme puanı ve bir sonraki değerlendirme tarihi
- Varsa sertifikaları ve geçerlilik tarihleri
Sık yapılan hatalar
- Yalnızca yeni tedarikçileri değerlendirip mevcut tedarikçileri yıllarca yeniden değerlendirmemek
- Tüm tedarikçilere aynı kriterleri ve aynı ağırlıkları uygulamak
- Değerlendirme formunu veri yerine izlenime dayanarak doldurmak
- Onaylı listede olmayan tedarikçilerden acil durumlarda kontrolsüz alım yapmak
- Fason süreçleri ve hizmet tedarikçilerini (kalibrasyon, nakliye, laboratuvar) kapsam dışında bırakmak
- Değerlendirme sonuçlarının hiçbir aksiyona bağlanmaması
Değerlendirmeden geliştirmeye
Tedarikçi değerlendirmesinin amacı yalnızca zayıf tedarikçileri elemek değildir. Özellikle alternatifi az olan kritik tedarikçilerde, performans verilerine dayalı ortak bir geliştirme planı çoğu zaman tedarikçiyi değiştirmekten daha etkili sonuç verir. Bu yaklaşımın ayrıntıları için tedarikçi geliştirme sayfamıza göz atabilirsiniz.
HENA olarak tedarikçi değerlendirme prosedürünüzün ve karnenizin tasarlanmasında, kriterlerin ve ağırlıkların belirlenmesinde ve kritik tedarikçilerinizin denetlenmesinde destek veriyoruz. Ayrıntılar için tedarikçi denetimleri sayfamızı inceleyebilir, teklif talebinizi iletebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
ISO 9001, tedarikçi değerlendirmesi için belirli bir yöntem şart koşar mı?
Hayır. Standart kriterlerin belirlenmesini, uygulanmasını ve sonuçların kayıt altına alınmasını ister; yöntemi kuruluşa bırakır. Kontrolün kapsamı, tedarik edilen ürün veya hizmetin nihai ürün ve müşteri üzerindeki olası etkisiyle orantılı olmalıdır.
Tedarikçiler ne sıklıkla yeniden değerlendirilmeli?
Sıklık kuruluş tarafından belirlenir. Birçok kuruluş yılda en az bir kez genel bir değerlendirme yapar; kritik tedarikçiler için daha sık performans izlemesi uygulanabilir.
Tek kaynaklı bir tedarikçi düşük puan alırsa ne yapılmalı?
Tedarikçiyi hemen listeden çıkarmak yerine, kök nedenleri birlikte analiz eden bir geliştirme planı hazırlanması ve bu arada ek kontrol önlemleri alınması genellikle daha uygun bir yoldur. Uzun vadede alternatif tedarikçi araştırması da risk yönetiminin bir parçası olabilir.