KVKK uyum danışmanlığı
Çalışan, müşteri, tedarikçi ve ziyaretçi verilerini nerede, hangi amaçla ve ne kadar süre işlediğinizi birlikte ortaya koyuyoruz. Ardından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ikincil düzenlemelerin gerektirdiği doküman, süreç ve tedbirleri kurumunuza özel olarak kuruyor, uyumun sürdürülmesinde yanınızda oluyoruz.
Uyum projesi ve envanter
- KVKK uyum süreci ve mevcut durum analizi Kişisel veri işleme uygulamalarınızı mevzuatla karşılaştırıyor, eksikleri önceliklendirerek uyum yol haritası hazırlıyoruz. Detaylı bilgi
- Kişisel veri envanteri ve VERBİS kaydı Veri işleme faaliyetlerinizi envantere döküyor, VERBİS kaydı ve güncellemesinde destek veriyoruz. Detaylı bilgi
- Aydınlatma metni ve açık rıza danışmanlığı Her kişi grubu ve kanal için doğru aydınlatma metnini hazırlıyor, açık rızanın yalnızca gerektiği yerde kullanılmasını sağlıyoruz. Detaylı bilgi
Politika, güvenlik ve sürdürme
- KVKK politika ve prosedürleri Saklama ve imha politikasından başvuru prosedürüne ve veri işleyen sözleşmelerine kadar KVKK dokümantasyonunuzu hazırlıyoruz. Detaylı bilgi
- KVKK teknik ve idari tedbirler Kişisel veri güvenliği için gerekli teknik ve idari tedbirleri belirliyor, uygulamaya alıyor ve veri ihlallerine hazırlıklı olmanızı sağlıyoruz. Detaylı bilgi
- KVKK eğitimi ve iç denetim Çalışanlarınızı rollerine göre eğitiyor, KVKK uyumunun sahada sürdüğünü periyodik iç denetimlerle doğruluyoruz. Detaylı bilgi
KVKK nedir, kimleri kapsar?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilginin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumayı amaçlar. Verilerin toplanması, kaydedilmesi, saklanması, değiştirilmesi, aktarılması ve silinmesi gibi veri üzerinde gerçekleştirilen hemen her işlem “işleme” sayılır; kâğıt ortamdaki dosyalar da bir veri kayıt sisteminin parçasıysa kapsama girer.
Kanun; ölçeği veya sektörü ne olursa olsun çalışan, müşteri, aday, tedarikçi yetkilisi ya da ziyaretçi verisi işleyen hemen her şirketi, vakfı, derneği ve kurumu ilgilendirir. Uygulamayı Kişisel Verileri Koruma Kurumu ve Kurulu yönlendirir; Kurul’un yayımladığı yönetmelik, tebliğ, rehber ve kararlar uyum çalışmasının ayrılmaz parçasıdır.
Veri sorumlusunun temel yükümlülükleri
- Hukuka uygun işleme: verilerin genel ilkelere uygun, belirli ve meşru amaçlarla ve Kanun’da sayılan işleme şartlarından birine dayanarak işlenmesi.
- Aydınlatma yükümlülüğü: veriler elde edilirken ilgili kişilerin kimin, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple veri işlediği ve haklarının neler olduğu konusunda bilgilendirilmesi.
- Açık rıza: yalnızca başka bir işleme şartının bulunmadığı durumlarda, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle alınması.
- Veri güvenliği: hukuka aykırı erişimi ve işlemeyi önlemek için uygun güvenlik düzeyini sağlayan teknik ve idari tedbirlerin alınması.
- İlgili kişi başvuruları: kişilerin Kanun’dan doğan haklarına ilişkin taleplerinin Kanun’da öngörülen sürede ve usulde sonuçlandırılması.
- Saklama ve imha: işleme sebebi ortadan kalkan verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi.
- VERBİS kaydı: kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumlularının Veri Sorumluları Sicili’ne kaydolması ve kaydını güncel tutması.
Uyum yolculuğumuz
Ön görüşme ve kapsam
Faaliyetlerinizi, birimlerinizi, kullandığınız sistemleri ve beklentilerinizi dinler; projenin kapsamını ve takvimini birlikte belirleriz.
Mevcut durum analizi
Birim bazında görüşmeler ve doküman incelemesiyle mevcut uygulamalarınızı Kanun ve ikincil düzenlemelerle karşılaştırır, eksikleri öncelik sırasıyla raporlarız. Analiz çalışmasını inceleyin.
Veri envanteri ve VERBİS
İşleme faaliyetlerinizi, veri kategorilerini, amaçları, hukuki sebepleri, alıcı gruplarını ve saklama sürelerini envantere döker; kayıt yükümlülüğünüz varsa VERBİS sürecinde destek veririz.
Dokümantasyon
Aydınlatma metinleri, açık rıza metinleri, politikalar, prosedürler, sözleşme maddeleri ve formları kurumunuza özel olarak hazırlarız.
Teknik ve idari tedbirler
Erişim yetkileri, kayıt (log) yönetimi, gizlilik taahhütleri ve veri ihlali müdahale planı gibi tedbirleri bilgi işlem ve insan kaynakları ekiplerinizle birlikte planlarız.
Eğitim ve iç denetim
Çalışanlarınızı rollerine göre bilgilendirir, uyumun sahada işlediğini iç denetimlerle düzenli olarak kontrol ederiz.
Neden HENA?
- Kuruma özel çalışma: hazır şablon dağıtmak yerine metinleri ve süreçleri sizin gerçek veri akışlarınıza göre kurarız.
- Yönetim sistemi bakışı: ISO yönetim sistemleri deneyimimizle KVKK uyumunu sorumlusu, kaydı ve gözden geçirmesi olan sürdürülebilir bir sisteme dönüştürürüz.
- Entegre yaklaşım: gerekirse çalışmayı ISO 27001 ve ISO 27701 projeleriyle birlikte yürüterek mükerrer işi azaltırız.
- İK ile uyum: çalışan ve aday verileri en yoğun veri işleme alanlarından biridir; İK danışmanlığı ekibimizle özlük süreçlerini birlikte ele alırız.
- Hukuki işbirliğine açıklık: hizmetimiz avukatlık hizmeti değildir; hukuki görüş gerektiren konularda sizin hukuk danışmanınızla birlikte çalışırız.
Hemen başlayın
Faaliyet alanınızı, çalışan sayınızı ve kullandığınız temel sistemleri bir teklif talebi ile iletin ya da bizimle iletişime geçin; kurumunuza uygun KVKK uyum kapsamını birlikte netleştirelim.
Sıkça sorulan sorular
KVKK’ya uyum zorunlu mu, kimler uymak zorunda?
Evet. Kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, büyüklüklerinden bağımsız olarak Kanun’daki genel ilkelere, aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülüklerine uymak zorundadır. VERBİS kaydı ise ayrı bir yükümlülüktür ve muafiyet kriterleri Kurul kararlarıyla belirlenir.
Her şirketin VERBİS’e kaydolması gerekir mi?
Hayır. Kayıt yükümlülüğü ve muafiyetler; çalışan sayısı, mali bilanço büyüklüğü, ana faaliyet konusu ve özel nitelikli veri işlenip işlenmediği gibi ölçütlere göre Kurul kararlarıyla belirlenir. Eşikler zaman içinde güncellenebildiği için durumunuzu güncel Kurul kararlarına göre birlikte değerlendiririz.
KVKK’ya uymamanın sonuçları nelerdir?
Kanun, yükümlülüklerin ihlali hâlinde idari para cezaları öngörür; bazı fiiller Türk Ceza Kanunu kapsamında suç olarak da düzenlenmiştir. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellendiğinden güncel tutarları Kurum’un duyurularından takip etmek gerekir. Bunun yanında ilgili kişilerin şikâyetleri ve itibar kaybı da önemli risklerdir.
Uyum çalışması ne kadar sürer?
Kurumunuzun büyüklüğüne, birim sayısına, kullandığınız sistemlere ve mevcut hazırlık düzeyinize göre değişir. Net takvimi mevcut durum analizinden sonra, faaliyetleri ve sorumluları gösteren bir proje planıyla birlikte belirleriz.
HENA hukuki danışmanlık veya avukatlık hizmeti veriyor mu?
Hayır. Hizmetimiz uyum danışmanlığı ve eğitimidir; avukatlık hizmeti değildir ve hukuki sonuç garantisi içermez. Uyuşmazlık, dava veya özel hukuki görüş gerektiren konularda sizin hukuk danışmanınızla koordineli çalışırız.
Kurumunuz için doğru adımı birlikte planlayalım.
İhtiyacınızı kısaca anlatın; mevcut durumunuzu değerlendirip size özel bir yol haritası ve teklif hazırlayalım.