KVKK uyum danışmanlığı
KVKK uyum süreci ve mevcut durum analizi
Sağlam bir KVKK uyumu, kurumunuzun bugün gerçekte ne yaptığını doğru görmekle başlar. Birimlerinizle görüşerek mevcut uygulamalarınızı Kanun ve ikincil düzenlemelerle karşılaştırıyor, eksikleri risk ve önceliğe göre sıralayan bir rapor ve uygulanabilir bir proje planı hazırlıyoruz.
Neden mevcut durum analiziyle başlıyoruz?
Kişisel veriler; insan kaynakları, satış, muhasebe, bilgi işlem, güvenlik ve satın alma gibi birimlerde farklı amaçlarla ve farklı ortamlarda işlenir. Bu akışlar görünür hâle gelmeden hazırlanan aydınlatma metinleri ya da politikalar, kâğıt üzerinde kalır ve gerçek riskleri karşılamaz.
Analiz, hangi alanlarda hızlı iyileştirme yapılabileceğini ve hangi konuların daha kapsamlı bir çalışma gerektirdiğini netleştirir; böylece kaynaklarınızı en yüksek risk taşıyan konulara yönlendirebilirsiniz.
Analizde neleri inceliyoruz?
- Veri işleme faaliyetleri: hangi birimin hangi kişi gruplarına ait verileri, hangi amaçla ve hangi kanallardan topladığı.
- Hukuki dayanaklar: işleme faaliyetlerinin Kanun’daki işleme şartlarıyla eşleşip eşleşmediği; açık rızanın gereksiz ya da hatalı kullanıldığı durumlar.
- Aydınlatma ve başvuru süreçleri: mevcut metinlerin yeterliliği, ilgili kişi başvurularının nasıl karşılandığı.
- Aktarımlar: tedarikçilere, iş ortaklarına, grup şirketlerine ve yurt dışına yapılan veri aktarımları ile ilgili sözleşmeler.
- Güvenlik tedbirleri: erişim yetkileri, kayıt (log) yönetimi, yedekleme, fiziksel güvenlik ve gizlilik taahhütleri.
- Saklama ve imha: saklama sürelerinin belirlenip belirlenmediği ve imha uygulamalarının kayıt altına alınıp alınmadığı.
Çalışma adımları
Açılış toplantısı
Kapsamı, görüşülecek birimleri ve takvimi üst yönetim ve kontak kişinizle birlikte belirleriz.
Birim görüşmeleri
Her birimle veri akışlarını, kullanılan formları, sistemleri ve dosyalama düzenini konuşur; örnek kayıtları inceleriz.
Değerlendirme
Bulguları mevzuat şartlarıyla karşılaştırır, her eksikliği risk düzeyine göre sınıflandırırız.
Rapor ve yol haritası
Öncelikli aksiyonları, sorumluları ve önerilen takvimi içeren raporu yönetimle birlikte değerlendiririz.
Analizden sonra
Rapor, uyum projesinin temelini oluşturur. Yol haritasına göre veri envanteri ve VERBİS, aydınlatma ve açık rıza metinleri ve diğer çalışmaları adım adım hayata geçirebilir ya da yalnızca analiz hizmeti alarak uygulamayı kendi ekibinizle yürütebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Analiz için kurumumuzda kimlerin zaman ayırması gerekir?
Genellikle üst yönetimden bir temsilci, KVKK kontak kişisi ve kişisel veri işleyen birimlerin sorumluları. Görüşmeleri iş akışınızı aksatmayacak şekilde planlarız.
Analiz sonucunda hukuki görüş de veriyor musunuz?
Raporumuz uyum danışmanlığı kapsamında mevzuata göre bir değerlendirmedir; avukatlık hizmeti ya da hukuki mütalaa niteliği taşımaz. Hukuki yorum gerektiren konuları raporda ayrıca belirtir, gerektiğinde hukuk danışmanınızla birlikte çalışırız.
Daha önce KVKK çalışması yaptık; yine de analiz gerekir mi?
Faaliyetler, sistemler ve mevzuat zamanla değişir. Mevcut dokümanlarınızın bugünkü uygulamalarla ve güncel düzenlemelerle örtüşüp örtüşmediğini görmek için güncelleme odaklı, daha kısa bir analiz yapabiliriz.
İlgili hizmetler
- Kişisel veri envanteri ve VERBİS kaydıVeri işleme faaliyetlerinizi envantere döküyor, VERBİS kaydı ve güncellemesinde destek veriyoruz.
- Aydınlatma metni ve açık rıza danışmanlığıHer kişi grubu ve kanal için doğru aydınlatma metnini hazırlıyor, açık rızanın yalnızca gerektiği yerde kullanılmasını sağlıyoruz.
- KVKK politika ve prosedürleriSaklama ve imha politikasından başvuru prosedürüne ve veri işleyen sözleşmelerine kadar KVKK dokümantasyonunuzu hazırlıyoruz.
Kurumunuz için doğru adımı birlikte planlayalım.
İhtiyacınızı kısaca anlatın; mevcut durumunuzu değerlendirip size özel bir yol haritası ve teklif hazırlayalım.