KVKK uyum danışmanlığı
Kişisel veri envanteri ve VERBİS kaydı danışmanlığı
Kişisel veri envanteri, KVKK uyumunun omurgasıdır; aydınlatma metinlerinden saklama sürelerine kadar pek çok çalışma ona dayanır. Envanterinizi birimlerinizle birlikte hazırlıyor, kayıt yükümlülüğünüz varsa Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kaydınızda ve kaydın güncel tutulmasında destek veriyoruz.
Kişisel veri envanteri nedir?
Veri envanteri; kurumunuzun yürüttüğü işleme faaliyetlerini, bu faaliyetlerde işlenen veri kategorilerini, işleme amaçlarını ve hukuki sebeplerini, ilgili kişi gruplarını, verilerin aktarıldığı alıcı gruplarını, azami saklama sürelerini ve alınan güvenlik tedbirlerini gösteren yaşayan bir kayıttır.
İyi hazırlanmış bir envanter, hem VERBİS bildiriminin hem de aydınlatma metinlerinin, saklama ve imha politikasının ve ilgili kişi başvurularına verilecek yanıtların doğru olmasını sağlar.
VERBİS kaydı herkes için zorunlu mu?
Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yükümlülüğü her veri sorumlusu için geçerli değildir. Kurul; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü, ana faaliyet konusu ve özel nitelikli kişisel veri işlenip işlenmediği gibi ölçütlere göre muafiyetler belirlemektedir. Bu eşikler ve kriterler zaman içinde güncellenebildiğinden, kayıt yükümlülüğünüzü güncel Kurul kararlarına göre birlikte değerlendiririz.
VERBİS kaydından muaf olmak, Kanun’daki diğer yükümlülüklerden muaf olmak anlamına gelmez; aydınlatma, veri güvenliği, saklama ve imha ile ilgili kişi başvurularına ilişkin yükümlülükler devam eder.
Birlikte nasıl çalışıyoruz?
Envanter şablonu ve plan
Kurumunuzun yapısına uygun bir envanter şablonu ve birim görüşme planı oluştururuz.
Birim çalışmaları
Her birimle işleme faaliyetlerini, veri kategorilerini, amaçları, hukuki sebepleri, aktarımları ve saklama sürelerini tek tek çıkarırız.
Doğrulama
Envanteri birim sorumlularıyla gözden geçirir, tutarsızlıkları ve eksik hukuki dayanakları gideririz.
VERBİS hazırlığı
Kayıt yükümlülüğünüz varsa irtibat kişisi ve yetkili belirlenmesi dâhil sisteme girilecek bilgileri hazırlar, kayıt sürecinde yanınızda oluruz.
Güncel tutma
Yeni süreç, sistem veya tedarikçi devreye girdiğinde envanterin ve VERBİS kaydının güncellenmesi için bir yöntem belirleriz.
Sıkça sorulan sorular
VERBİS kaydını sizin adınıza yapıyor musunuz?
VERBİS’e giriş, veri sorumlusunun yetkilendirdiği kişiler tarafından yapılır. Biz girilecek bilgileri envanterden türeterek hazırlar, kayıt sırasında ekibinize rehberlik ederiz.
Envanteri kaç yılda bir güncellemeliyiz?
Belirli bir periyottan çok değişikliklere bağlı güncelleme önemlidir: yeni bir işleme faaliyeti, sistem, tedarikçi veya aktarım ortaya çıktığında envanter ve gerekiyorsa VERBİS kaydı da güncellenmelidir. Bunun yanında envanteri yılda en az bir kez gözden geçirmenizi öneririz.
Envanter Excel’de tutulabilir mi?
Evet, mevzuat belirli bir araç zorunlu kılmaz. Önemli olan envanterin eksiksiz, erişimi kontrol altında ve güncel olmasıdır; kurumunuzun büyüklüğüne göre en pratik yöntemi birlikte seçeriz.
İlgili hizmetler
- KVKK uyum süreci ve mevcut durum analiziKişisel veri işleme uygulamalarınızı mevzuatla karşılaştırıyor, eksikleri önceliklendirerek uyum yol haritası hazırlıyoruz.
- Aydınlatma metni ve açık rıza danışmanlığıHer kişi grubu ve kanal için doğru aydınlatma metnini hazırlıyor, açık rızanın yalnızca gerektiği yerde kullanılmasını sağlıyoruz.
- KVKK politika ve prosedürleriSaklama ve imha politikasından başvuru prosedürüne ve veri işleyen sözleşmelerine kadar KVKK dokümantasyonunuzu hazırlıyoruz.
Kurumunuz için doğru adımı birlikte planlayalım.
İhtiyacınızı kısaca anlatın; mevcut durumunuzu değerlendirip size özel bir yol haritası ve teklif hazırlayalım.