KVKK uyum danışmanlığı
KVKK aydınlatma metni ve açık rıza danışmanlığı
Aydınlatma yükümlülüğü, ilgili kişinin verisinin kim tarafından, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğini bilmesini sağlar; açık rıza ise ancak başka bir işleme şartı bulunmadığında gündeme gelir. Bu iki kavramı birbirinden doğru biçimde ayıran, envanterinizle tutarlı ve anlaşılır metinler hazırlıyoruz.
Aydınlatma ile açık rıza arasındaki fark
Aydınlatma, hangi hukuki sebebe dayanılırsa dayanılsın her veri işlemede yerine getirilmesi gereken bir bilgilendirme yükümlülüğüdür. Metinde veri sorumlusunun kimliği, işleme amaçları, verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin hakları yer almalıdır.
Açık rıza ise belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onaydır. Sözleşmenin ifası, kanuni yükümlülük veya meşru menfaat gibi başka bir işleme şartı varken açık rıza istemek hem yanıltıcı olabilir hem de rızanın geri alınması durumunda gereksiz bir belirsizlik doğurur. Aydınlatma metni ile açık rıza metninin ayrı tutulması gerekir.
Hangi metinleri hazırlıyoruz?
- Çalışan ve aday metinleri: işe alım, özlük, bordro, iş sağlığı ve güvenliği, kamera ve giriş-çıkış sistemleri için.
- Müşteri ve tedarikçi metinleri: teklif, sözleşme, satış sonrası hizmet ve tedarikçi yetkilisi verileri için.
- Ziyaretçi metinleri: tesis girişi, kamera kayıtları ve misafir ağı kullanımı için.
- Web sitesi ve dijital kanallar: iletişim formları, çerezler ve ticari elektronik ileti onayları için ilgili mevzuatla birlikte.
- Açık rıza metinleri: yalnızca başka bir işleme şartının bulunmadığı faaliyetler için, ayrı ve anlaşılır biçimde.
Sık rastladığımız hatalar
- Tek bir genel metnin tüm kişi gruplarına ve kanallara uygulanması
- Aydınlatma metni ile açık rıza beyanının aynı metinde birleştirilmesi
- Hizmetin açık rıza verilmesi şartına bağlanması
- Metinlerin veri envanteriyle ve gerçek uygulamayla örtüşmemesi
- Yurt dışına aktarım yapıldığı hâlde bunun metinlerde yer almaması
Metinleri sahaya taşımak
Doğru metin, ilgili kişiye doğru anda ulaştığında anlam kazanır. Metinlerin işe alım formlarına, web sitenize, ziyaretçi kayıt noktalarına ve sözleşmelerinize nasıl yerleştirileceğini, verilen rızaların nasıl kayıt altına alınacağını da birlikte planlarız. Metinler, veri envanterinizden türetildiği için birbiriyle tutarlı kalır.
Sıkça sorulan sorular
Açık rıza almak her zaman daha güvenli değil mi?
Hayır. Başka bir işleme şartı varken açık rıza istemek, kişiye gerçekte olmayan bir seçim hakkı varmış izlenimi verir ve rıza geri alındığında sorun yaratabilir. Açık rızayı yalnızca gerçekten gerektiği faaliyetlerde kullanmanızı öneririz.
Aydınlatma metni imzalatılmalı mı?
Aydınlatma bir bilgilendirme yükümlülüğüdür; rıza gibi onay gerektirmez. Ancak aydınlatmanın yapıldığını ispat edebilmek için hangi kanaldan, nasıl yapıldığının kayıt altına alınması faydalıdır.
Hazır metin kullanmak yeterli olur mu?
Hazır metinler çoğu zaman kurumun gerçek işleme amaçlarını, aktarımlarını ve hukuki sebeplerini yansıtmaz. Metinlerin envanterinizle ve uygulamanızla örtüşmesi gerekir.
İlgili hizmetler
- Kişisel veri envanteri ve VERBİS kaydıVeri işleme faaliyetlerinizi envantere döküyor, VERBİS kaydı ve güncellemesinde destek veriyoruz.
- KVKK politika ve prosedürleriSaklama ve imha politikasından başvuru prosedürüne ve veri işleyen sözleşmelerine kadar KVKK dokümantasyonunuzu hazırlıyoruz.
- Personel çalıştırma ve özlük yönetimiİşe girişten işten çıkışa kadar personel çalıştırma süreçlerinizi mevzuata uygun ve düzenli yönetin.
Kurumunuz için doğru adımı birlikte planlayalım.
İhtiyacınızı kısaca anlatın; mevcut durumunuzu değerlendirip size özel bir yol haritası ve teklif hazırlayalım.