Belgelendirme tetkiki neden iki aşamalıdır?
Yönetim sistemi belgelendirme kuruluşlarının uyduğu ISO/IEC 17021-1 standardı, ilk belgelendirme tetkikinin iki aşamada yapılmasını öngörür. 1. aşama tetkik, sistemin temel unsurlarının yerinde olup olmadığını ve 2. aşamanın nasıl planlanacağını ortaya koyar. 2. aşama tetkik ise yönetim sisteminin uygulamada nasıl işlediğini değerlendirir.
Bu ayrım kuruluşa da fayda sağlar: 1. aşamada tespit edilen eksikler, 2. aşamadan önce giderilebilir. İki aşama arasındaki süre belirlenirken, kuruluşun bu konuları gidermek için ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınır. Bu iki aşamaya nasıl birlikte hazırlandığımızı belgelendirme danışmanlığı süreci sayfamızda görebilirsiniz.
Her iki aşamada da tetkik, başvuruda tanımlanan kapsama göre yürütülür. Başvurudaki faaliyet, saha ve çalışan sayısı bilgilerinin doğru olması, tetkik süresinin ve tetkik ekibinin doğru planlanması açısından önemlidir.
1. aşama tetkikte neler değerlendirilir?
1. aşama, bir “ön kontrol” değil, belgelendirme tetkikinin resmî bir parçasıdır. Bu aşamada tetkikçi genel olarak şunları değerlendirir:
- Yönetim sisteminin dokümante edilmiş bilgilerinin standardın şartlarını karşılayıp karşılamadığı
- Sahaya özgü koşullar ve kuruluşun 2. aşamaya hazır olup olmadığı
- Standardın şartlarının anlaşılma düzeyi; özellikle temel performans göstergelerinin veya önemli boyutların, süreçlerin, hedeflerin ve sistemin işleyişinin belirlenmesi
- Kapsam, süreçler, sahalar ve ilgili yasal ve düzenleyici şartlar hakkında gerekli bilgiler
- İç tetkiklerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği
- 2. aşama için gereken kaynaklar ve tetkikin ayrıntıları
1. aşamanın sonucu ve 2. aşamanın amacı
1. aşama bulguları yazılı olarak kuruluşa bildirilir. Bu bulgular arasında, giderilmezse 2. aşamada uygunsuzluk olarak sınıflandırılabilecek endişe alanları da yer alır. Hazırlığın yetersiz olduğu görülürse 2. aşamanın tarihi yeniden planlanabilir. 1. aşamada iletilen endişe alanlarını 2. aşamaya kadar gidermek ve bunu gösteren kanıtları hazır tutmak, aynı konuların 2. aşamada uygunsuzluk olarak raporlanmasının önüne geçer.
2. aşama tetkikin amacı, yönetim sisteminin uygulandığını ve etkin olduğunu değerlendirmektir. Tetkikçi; süreçlerin operasyonel kontrolünü, hedeflere göre performansın izlenmesini ve gözden geçirilmesini, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesini, üst yönetimin politikalar üzerindeki sorumluluğunu ve uygulanabilir yasal, düzenleyici ve sözleşmeden doğan şartların karşılanmasına yönelik sistemin işleyişini inceler. Politika, hedefler, sorumluluklar ve uygulama arasındaki bağlantının kurulabilmesi burada belirleyicidir. Tetkikçi, dokümanlarda yazanın sahada nasıl uygulandığını görmek için süreç sahiplerine işi nasıl yaptıklarını sorar ve bunu gösteren kayıtları ister.
Tetkik günü nasıl ilerler?
2. aşama tetkik, önceden paylaşılan bir tetkik planına göre yürütülür. Plan; tetkik edilecek süreçleri ve sahaları, zaman çizelgesini ve görüşülmesi gereken kişileri gösterir.
Açılış toplantısı
Tetkik ekibi, kuruluşun yönetimi ve süreç sorumlularıyla bir araya gelir. Tetkik planı, kapsam ve kriterler teyit edilir; tetkikin örnekleme esasına dayandığı, iletişim kanalları, gizlilik ve bulguların nasıl raporlanacağı açıklanır.
Kanıt toplama
Tetkikçiler kayıtları inceler, süreçleri yerinde gözlemler ve farklı seviyelerdeki çalışanlarla görüşür. Görüşmeler yalnızca yöneticilerle değil, işi fiilen yapan çalışanlarla da yapılır. Her kayda bakılmaz; süreçler, sahalar ve dönemler arasından temsili örnekler seçilir. Bu nedenle tetkikte bir sorun görülmemesi, sistemde hiç sorun olmadığı anlamına gelmez.
Bulguların değerlendirilmesi
Tetkik ekibi topladığı kanıtları tetkik kriterleriyle karşılaştırır, bulguları sınıflandırır ve tetkik sonucunu hazırlar. Bu sırada kuruluştan ek kayıt veya açıklama istenebilir.
Kapanış toplantısı
Bulgular ve tetkik sonucu sunulur. Uygunsuzluklar için düzeltme ve düzeltici faaliyet süreleri, tetkik sonrası adımlar ile şikâyet ve itiraz imkânı açıklanır. Bulgular hakkındaki görüş ayrılıkları mümkün olduğunca toplantıda çözülür; çözülemeyenler kayda geçirilir.
Tetkik bulguları: Uygunsuzluklar ve iyileştirme fırsatları
Bulgular, toplanan objektif kanıtın tetkik kriterleriyle karşılaştırılmasıyla ortaya çıkar. Her uygunsuzluk; ilgili şart, dayandığı kanıt ve şartın neden karşılanmadığı açıkça belirtilerek raporlanır.
- Majör uygunsuzluk: yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlara ulaşma kabiliyetini etkileyen uygunsuzluktur. Bir sürecin etkin şekilde kontrol edildiğine dair ciddi şüphe bulunması ya da aynı şartla ilgili çok sayıda minör uygunsuzluğun sistemik bir aksaklığa işaret etmesi bu kapsamda değerlendirilebilir.
- Minör uygunsuzluk: bir şartın karşılanmadığını gösteren, ancak yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlara ulaşma kabiliyetini etkilemeyen uygunsuzluktur.
- İyileştirme fırsatı: uygunsuzluk niteliği taşımayan, ancak geliştirilebilecek bir alanı gösteren bulgudur. Uygunsuzluklar iyileştirme fırsatı olarak kaydedilemez. Tetkikçi tarafsızlığı gereği iyileştirme fırsatlarını belirtebilir, fakat belirli bir çözüm önermez.
Düzeltici faaliyetler nasıl yönetilir?
Uygunsuzluklarda kuruluştan iki şey beklenir: tespit edilen durumu gidermeye yönelik düzeltme ve kök neden analizine dayanarak uygunsuzluğun tekrarını önlemeye yönelik düzeltici faaliyet. Bunlar, kapanış toplantısında bildirilen süre içinde belgelendirme kuruluşuna sunulur. İyi bir yanıt; benzer uygunsuzlukların başka süreç veya sahalarda da bulunup bulunmadığının incelenmesini, kök nedenin açık tanımını, alınan önlemleri, sorumluları ve tamamlanma tarihlerini içerir.
Majör uygunsuzluklarda belgelendirme kuruluşu düzeltme ve düzeltici faaliyetleri inceleyip kabul eder ve etkinliklerini doğrular. Bu doğrulama sunulan kanıtların incelenmesiyle yapılabilir; gerektiğinde ek bir tetkik planlanır. Minör uygunsuzluklarda ise kuruluşun düzeltme ve düzeltici faaliyet planının incelenip kabul edilmesi gerekir; uygulamanın etkinliği sonraki tetkiklerde de takip edilir.
Majör uygunsuzlukların giderildiği doğrulanmadan olumlu belgelendirme kararı verilemez. Doğrulama makul bir süre içinde yapılamazsa 2. aşama tetkikin tekrarlanması gerekebilir.
Belgelendirme kararı bağımsız verilir
Tetkik ekibi bir öneride bulunur, ancak belgelendirme kararını vermez. Kararı, tetkike katılmamış yetkin bir kişi; tetkik raporunu, bulguları ve düzeltici faaliyet kanıtlarını inceleyerek verir. Bu ayrım kararın tarafsızlığını korur ve aynı zamanda sonucun tetkik başlamadan garanti edilemeyeceği anlamına gelir. Kuruluşların karara itiraz etme hakkı vardır; itirazlar da itiraz konusu faaliyetlerde yer almamış kişilerce değerlendirilir.
Belgelendirmeden sonra: Gözetim ve yeniden belgelendirme
Sertifika üç yıl geçerlidir ve bu süre boyunca en az yılda bir kez gözetim tetkiki yapılır. İlk belgelendirmeden sonraki ilk gözetim tetkiki, belgelendirme kararı tarihinden itibaren 12 ayı geçmeyecek şekilde planlanır. Gözetim tetkikleri her seferinde sistemin tamamını ayrıntılı olarak incelemek zorunda değildir; ancak iç tetkikler, yönetimin gözden geçirmesi, önceki uygunsuzluklar için alınan önlemler, şikâyetler, hedeflere yönelik performans, değişiklikler ve sertifikanın kullanımı gibi konular düzenli olarak ele alınır. Kapsamda, sahalarda veya kuruluş yapısında önemli değişiklikler olduğunda bunları belgelendirme kuruluşuna bildirmeniz gerekir; bu değişiklikler tetkik planını etkileyebilir. Gözetim tetkiklerinde de bulgular aynı şekilde sınıflandırılır ve düzeltici faaliyetler aynı yöntemle takip edilir.
Sertifikanın süresi dolmadan önce yapılan yeniden belgelendirme tetkiki, yönetim sisteminin üç yıllık dönem boyunca bir bütün olarak etkinliğini değerlendirir ve olumlu kararla yeni bir döngü başlar. 1. ve 2. aşama tetkike hazırlık, uygunsuzlukların kapatılması ve gözetim tetkiklerine hazırlıkta destek almak için ISO belgelendirme danışmanlığı sayfamızı inceleyebilir, teklif talebinizi iletebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
1. ve 2. aşama tetkik arasında ne kadar süre olmalıdır?
Sabit bir süre yoktur. Aradaki süre belirlenirken kuruluşun 1. aşamada tespit edilen konuları gidermek için ihtiyaç duyduğu zaman dikkate alınır ve 2. aşama tarihi buna göre planlanır.
Tetkikçi uygunsuzluğun nasıl giderileceğini söyler mi?
Hayır. Tetkikçi bulguyu ve dayandığı şartı açıklar, iyileştirme fırsatlarını belirtebilir; ancak tarafsızlığı korumak için belirli bir çözüm önermez. Çözümü belirlemek kuruluşun sorumluluğundadır; kök neden analizi ve düzeltici faaliyet planı için danışmanınızdan destek alabilirsiniz.
Gözetim tetkiki yapılmazsa ne olur?
Gözetim tetkikinin zamanında yapılmasına imkân verilmemesi veya ciddi uygunsuzlukların süresinde giderilmemesi, sertifikanın askıya alınmasına ve gerekirse iptal edilmesine yol açabilir.