ISO 20121 bir etkinliği değil, onu üreten sistemi değerlendirir
ISO 20121, etkinlik sürdürülebilirliği yönetim sistemi şartlarını belirleyen standarttır. İlk olarak 2012’de yayımlanan standardın ikinci baskısı ISO 20121:2024, Nisan 2024’te yayımlandı ve 2012 sürümünün yerini aldı. Standart konferans, fuar, festival, spor ve kültür etkinlikleri gibi her tür etkinliğe; organizatörlere, mekânlara ve etkinliğe ürün ya da hizmet sağlayan tedarikçilere uygulanabilir.
Belgelendirmede değerlendirilen şey tek bir etkinliğin “yeşil” olup olmadığı değil; kuruluşun etkinlikle ilgili faaliyetlerinin etkilerini nasıl belirlediği, hangi hedefleri koyduğu, bu hedefleri operasyonlara nasıl yansıttığı ve her etkinlikten sonra neyi öğrenip iyileştirdiğidir. Bu yüzden sistemin kapsamı iyi tanımlanmalıdır: belirli bir etkinlik, bir etkinlik serisi, bir mekânın işletmesi ya da bir ajansın tüm organizasyon hizmetleri farklı kapsamlardır ve tetkik planını doğrudan etkiler.
Bir bakışta ISO 20121:2024
- Güncel sürüm
- ISO 20121:2024 (ikinci baskı, Nisan 2024)
- Yerini aldığı sürüm
- ISO 20121:2012
- Yapı
- Yönetim sistemi standartlarının uyumlaştırılmış yapısı (madde 4–10)
- Yeni veya yeniden düzenlenen maddeler
- 4.5 sürdürülebilir kalkınma ilkeleri ve misyon beyanı, 8.2 değişikliklerin yönetimi, 8.3 tedarik zinciri yönetimi, 9.3.4 sürdürülebilir kalkınmanın yol gösterici ilkelerine göre performans
- Geçiş
- Yayımlanan geçiş planlarında Mart 2027’ye kadar süren üç yıllık bir geçiş öngörülmüştür; kendi sertifikanız için takvimi belgelendirme kuruluşunuzla netleştirin.
2024 sürümünde öne çıkan değişiklikler
Yeni sürüm, 2012 sürümünün temel mantığını korurken metni diğer yönetim sistemi standartlarıyla uyumlu hâle getirdi ve sürdürülebilirlik gündemindeki gelişmeleri şartlara yansıttı. Uygulamada en çok iş çıkaran başlıklar şunlardır:
- Uyumlaştırılmış yapı: madde sırası ve ortak tanımlar diğer yönetim sistemi standartlarıyla aynı çerçeveye oturtuldu; bu da ISO 14001 veya ISO 50001 ile entegre bir sistem kurmayı kolaylaştırır.
- Konu yelpazesinin genişlemesi: sürdürülebilirlik konuları belirlenirken iklim değişikliği, çevresel dayanıklılık, dijital sorumluluk, insan ve çocuk hakları, ruh sağlığı ve esenlik ile çeşitlilik gibi başlıkların da değerlendirilmesi bekleniyor.
- İlkeler ve misyon beyanı: kuruluşun benimsediği sürdürülebilir kalkınma ilkeleri ve misyon beyanı ayrı bir madde altında ele alınıyor; politikaya ilişkin beklentiler de genişletildi.
- Değişikliklerin planlanması ve yönetimi: mekân, tarih, katılımcı sayısı veya tedarikçi gibi etkinliğe özgü değişikliklerin sürdürülebilirlik etkileri kontrollü biçimde ele alınmalı.
- Tedarik zinciri yönetimi: tedarikçilerle çalışma artık operasyon bölümünde ayrı bir madde olarak düzenleniyor.
- Etkinlik mirası: standart, bir etkinliğin ardında bıraktığı kalıcı somut ve soyut sonuçları “miras” olarak tanımlıyor; özellikle büyük etkinliklerde bu sonuçların konuların değerlendirilmesinde dikkate alınması öneriliyor.
Sürdürülebilirlik konularını belirlemek ve önceliklendirmek
Madde 6.1.2, kuruluşun etkinlikle ilgili faaliyetlerinden, ürün ve hizmetlerinden kaynaklanan sürdürülebilir kalkınma konularını belirlemesini ve önemlerini değerlendirmesini ister. Standart bunun için tek bir yöntem dayatmaz; aşağıdaki sıra pek çok kuruluş için işe yarar bir başlangıçtır:
Etkinlik yaşam döngüsünü çıkarın
Planlama, satın alma, kurulum, etkinlik günleri, söküm ve etkinlik sonrası değerlendirme aşamalarını ve her aşamada kimin ne yaptığını listeleyin. Konular çoğu zaman bu aşamaların geçişlerinde, örneğin kurulum malzemelerinin söküm sonrası akıbetinde ortaya çıkar.
İlgili tarafları belirleyin
Katılımcılar, sponsorlar, mekân, tedarikçiler, çalışanlar ve gönüllüler, yerel halk, yerel yönetimler ve etkinlikten etkilenen işletmeler gibi tarafların beklentilerini toplayın.
Konuları listeleyin
Enerji, su, atık ve malzeme kullanımı, katılımcı ve malzeme ulaşımı, yiyecek ve içecek, erişilebilirlik ve kapsayıcılık, çalışma koşulları, insan ve çocuk hakları, yerel ekonomiye katkı ve etkinliğin mirası gibi başlıkları kapsamınıza göre ele alın.
Önemi değerlendirin
Etkinin büyüklüğü, ilgili tarafların beklentileri, yasal şartlar ve kuruluşun etki edebilme düzeyi gibi kriterleri önceden belirleyin ve her konuyu aynı kriterlerle değerlendirin. Değerlendirmenin gerekçesini kayda geçirin.
Hedeflere ve kontrollere dönüştürün
Önemli bulunan konular için ölçülebilir hedefler, sorumlular ve takvim belirleyin; hedefleri tedarikçi şartlarına, mekân sözleşmelerine ve operasyon planlarına yansıtın.
Etkinlik sonrasında gözden geçirin
Sonuçları hedeflerle karşılaştırın, ilgili taraflardan geri bildirim alın ve bir sonraki etkinlik için değerlendirmeyi güncelleyin.
Tedarik zinciri: sürdürülebilirlik sözleşmede başlar
Bir etkinliğin etkilerinin önemli kısmı kuruluşun kendi kontrolünde değil; mekân işletmecisinin, yiyecek-içecek firmasının, sahne ve teknik ekipman sağlayıcısının ya da lojistik şirketinin elindedir. ISO 20121:2024’ün tedarik zinciri yönetimini ayrı bir madde olarak ele alması bu gerçeği yansıtır.
Uygulamada bu, sürdürülebilirlik şartlarının teklif ve sözleşme aşamasında belirlenmesi anlamına gelir: yeniden kullanılabilir malzeme, atıkların ayrıştırılması, yerel ürün tercihi, erişilebilirlik düzenlemeleri veya çalışma koşullarına ilişkin beklentiler açıkça yazılmalı ve tedarikçiden hangi kanıtın isteneceği baştan belirlenmelidir. Etkinlik sonrasında tedarikçi performansının bu şartlara göre değerlendirilmesi döngüyü kapatır ve sonraki seçimlere veri sağlar.
Aynı ilişki ters yönde de geçerlidir. Mekânlar ve etkinlik tedarikçileri de kendi etkinlikle ilgili hizmetleri için ISO 20121 sistemi kurabilir. Bu kuruluşlar için organizatörlerin sürdürülebilirlik şartlarını karşılayabilecek süreçleri önceden tanımlamak, örneğin enerji ve atık verilerini etkinlik bazında raporlayabilmek veya erişilebilirlik düzenlemelerini belgeleyebilmek, hem müşteri beklentisine yanıt verir hem de tetkikte gösterilebilecek somut bir uygulama kanıtı oluşturur.
Tetkikte sık görülen zayıf noktalar
- Kapsamın belirsiz olması; hangi etkinliklerin ve hangi sahaların sisteme dahil olduğunun tetkik planından önce netleşmemesi
- Sürdürülebilirlik konularının genel bir listeden kopyalanması, kuruluşun kendi etkinliklerine göre değerlendirilmemesi
- Hedeflerin “atığı azaltmak” gibi ölçülemeyen ifadelerle sınırlı kalması
- Tedarikçi şartlarının sözleşmelere yansımaması ya da uygulamanın kanıtının istenmemesi
- İlgili taraflarla iletişimin yalnızca etkinlik sonrası hazırlanan bir rapordan ibaret olması
- Etkinlik sonrası değerlendirme sonuçlarının yönetimin gözden geçirmesine ve bir sonraki planlamaya taşınmaması
Tetkik zamanlaması etkinlik takviminize göre planlanır
Sistemin sahada nasıl işlediğini görebilmek için 2. aşama tetkikin, mümkün olduğunda kurulum, etkinlik veya söküm faaliyetlerinden birine denk getirilmesi yararlıdır. Bu nedenle teklif aşamasında yıllık etkinlik takviminizi paylaşmanız, tetkik planının gerçekçi hazırlanmasını sağlar. Tetkik aşamalarının genel akışı için 1. ve 2. aşama tetkik yazımıza göz atabilirsiniz.
Belgelendirmeye nasıl başlarsınız?
Başvuru öncesinde sistemin kapsamını, kapsamdaki etkinlik türlerini ve yıllık etkinlik sayısını, sahaları, çalışan sayısını ve önemli tedarikçi gruplarını netleştirin. 2012 sürümüne göre sertifikanız varsa geçişin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkikiyle birlikte mi, yoksa ayrı bir tetkikle mi yapılacağını planlamanız gerekir.
HENA olarak etkinlik sürdürülebilirliği yönetim sisteminizi ISO 20121:2024 şartlarına göre kurmanızda; mevcut durum analizi, sürdürülebilirlik konularının değerlendirilmesi, dokümantasyon, eğitim, iç tetkik ve belgelendirme öncesi ön denetimle destek veriyoruz; 2012 sürümünden geçişte de fark analizini birlikte yapabiliriz. Sertifikayı seçtiğiniz akredite belgelendirme kuruluşu düzenler. Danışmanlık kapsamımızı ISO 20121 danışmanlığı sayfamızda inceleyebilir, bilgilerinizi teklif talebi formuyla iletebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
ISO 20121 belgesi yalnızca tek bir etkinlik için alınabilir mi?
Sistemin kapsamını kuruluş belirler; kapsam belirli bir etkinliği, bir etkinlik serisini ya da kuruluşun etkinlikle ilgili tüm faaliyetlerini içerebilir. Sertifika, tetkik edilen ve üzerinde yazan kapsam için geçerlidir; kapsam tanımı tetkik süresini ve planını da belirler.
ISO 20121:2012 sertifikamız var; ne yapmalıyız?
Önce sisteminizi 2024 sürümündeki değişikliklere göre gözden geçirip güncellemeniz gerekir. Geçiş tetkiki gözetim veya yeniden belgelendirme tetkikiyle birlikte ya da ayrı bir tetkik olarak yapılabilir; sertifikanız için geçerli son tarihi belgelendirme kuruluşunuzla teyit edin.
ISO 14001 belgemiz varsa ISO 20121’e ihtiyacımız olur mu?
İki standart farklı soruları yanıtlar. ISO 14001 kuruluşun çevresel boyutlarına odaklanır; ISO 20121 ise etkinliklerin çevresel etkilerinin yanında sosyal ve ekonomik etkilerini de ele alır. Ortak yapıları sayesinde iki sistem entegre biçimde yürütülebilir ve birlikte tetkik edilebilir.