Eğitime özgü bir yönetim sistemi standardı
ISO 21001:2018, eğitim kurumları için yönetim sistemi (EKYS) şartlarını belirler. Öğretim, öğrenme veya araştırma yoluyla yetkinlik gelişimini desteklemek için öğretim programı kullanan her kuruluşa; türü, büyüklüğü ve eğitimin sunuluş biçimi ne olursa olsun uygulanabilir. Okullar, üniversiteler, mesleki eğitim sağlayıcılar ve özel eğitim merkezlerinin yanı sıra asıl faaliyeti eğitim olmayan kuruluşların eğitim birimleri de standardı kullanabilir.
Standart, yönetim sistemi standartlarının ortak madde yapısını izler; bağlam, liderlik, planlama, destek, operasyon, performans değerlendirme ve iyileştirme başlıkları ISO 9001’deki sırayla yer alır. Bu nedenle ISO 9001’e aşina bir kurum yapıyı tanıdık bulur. Fark, içerikte ortaya çıkar: ISO 21001, öğrenenlere, velilere, personele ve topluma karşı sorumlulukları ayrıntılandıran eğitime özgü şartlar ekler.
Standardın “yararlanıcı” kavramı da bu farkı yansıtır. Eğitimden yalnızca öğrenen yararlanmaz; veliler, öğrenenin ileride çalışacağı işverenler ve toplum da eğitimin sonuçlarından etkilenir. Kurumun bu tarafların beklentilerini belirlemesi ve eğitim hizmetlerini tasarlarken dikkate alması beklenir. Böylece kalite, yalnızca bir dersin iyi anlatılması değil, öğrenme çıktılarına gerçekten ulaşılıp ulaşılmadığı üzerinden değerlendirilir.
Standardın dayandığı on bir ilke
ISO 21001, ISO 9001’in dayandığı kalite yönetimi ilkelerini eğitime uyarlar ve bunlara eğitime özgü yeni ilkeler ekler:
- Öğrenenlere ve diğer yararlanıcılara odaklanma
- Vizyoner liderlik
- Çalışanların katılımı
- Süreç yaklaşımı
- İyileştirme
- Kanıta dayalı karar verme
- İlişki yönetimi
- Sosyal sorumluluk
- Erişilebilirlik ve hakkaniyet
- Eğitimde etik davranış
- Veri güvenliği ve korunması
ISO 9001’den farklı olarak öne çıkan şartlar
- Özel eğitim ihtiyaçları: liderlik, yetkinlik, operasyonel planlama ve eğitimin sunumu maddelerinde özel eğitim ihtiyacı olan öğrenenlere yönelik ek şartlar yer alır.
- Öğretim programı ve ölçme-değerlendirme tasarımı: tasarım ve geliştirme şartları; eğitim hizmetleri, öğretim programı ve öğrenmenin değerlendirilmesi için ayrı kontroller tanımlar.
- Öğrenen kabulü: kabul öncesinde öğrenenlere verilecek bilgiler ve kabul koşulları açıkça belirlenmelidir.
- Öğrenmenin tanınması: değerlendirilen öğrenmenin, örneğin bir belge veya not dökümüyle nasıl tanınacağı tanımlanmalıdır.
- Öğrenen verilerinin korunması: öğrenenlere ilişkin verilerin korunması ve şeffaflığı ayrı bir şart olarak ele alınır; Türkiye’de bu şart, KVKK uyum çalışmalarıyla birlikte ele alınabilir.
- Memnuniyet, şikâyet ve itiraz: öğrenenlerin, diğer yararlanıcıların ve personelin memnuniyeti izlenir; şikâyetler ve itirazlar için belgelenmiş bir yöntem kurulur.
- Erken çocukluk eğitimi: bu hizmeti veren kurumlar için standardın zorunlu (normatif) Ek A’sı ilave şartlar getirir.
Bir eğitim programının yaşam döngüsünde ISO 21001
Şartlar, bir programın tasarlanmasından mezuniyete kadar izlenerek anlaşılabilir. Tetkikçi de çoğu zaman gerçek bir programı veya dersi bu akışla takip eder:
Şartların belirlenmesi
Öğrenenlerin ve diğer yararlanıcıların ihtiyaçları, yasal şartlar ve kurumun hedefleri doğrultusunda programın şartları belirlenir ve ilgili taraflara duyurulur.
Program tasarımı
Öğrenme çıktıları, içerik, öğretim yöntemleri, kaynaklar ve ölçme-değerlendirme yaklaşımı tasarlanır; tasarım gözden geçirilir, doğrulanır ve geçerli kılınır.
Kabul
Aday öğrenenlere programın içeriği, şartları, ücretleri ve kabul koşulları hakkında kabul öncesinde bilgi verilir; kabul kararları tanımlı koşullara göre verilir.
Eğitimin sunumu
Eğitim, planlanan koşullarda ve yetkin personel tarafından sunulur; özel ihtiyaçları olan öğrenenler için gerekli destekler sağlanır.
Ölçme ve değerlendirme
Öğrenmenin sonucunu belirleyen değerlendirmeler adil, tutarlı ve önceden tanımlanmış kriterlere göre yapılır.
Tanınma
Değerlendirme sonuçlarına göre öğrenmenin tanınması sağlanır ve kayıtlar güvenli biçimde saklanır.
Geri bildirim ve iyileştirme
Öğrenen, veli ve personel geri bildirimleri, şikâyetler ve başarı verileri analiz edilerek program ve süreçler iyileştirilir.
Şikâyetler ve itirazlar: Standardın somut beklentisi
ISO 21001, eğitim kurumunun şikâyetleri ve itirazları ele almak için belgelenmiş bir yöntem kurmasını ister. Bu yöntem; şikâyet ve itirazların alınması, takibi, alındısının bildirilmesi, ilk değerlendirmesi, incelenmesi, yanıtlanması ve kapatılması gibi adımları kapsar ve alınan şikâyet ve itirazlara ilişkin kayıtların saklanması beklenir. Standart bu konuda şikâyet yönetimine ilişkin kılavuz olan ISO 10002’ye atıf yapar.
Eğitim kurumlarında “itiraz” özellikle önemlidir: bir öğrenenin not, sınav sonucu veya kabul kararına itiraz edebilmesi ve bu itirazın kararı veren kişiden bağımsız biçimde değerlendirilmesi, ölçme-değerlendirmenin adil olduğuna duyulan güvenin temelidir.
Uygulamada kurumların en sık zorlandığı nokta, şikâyet ile itirazın aynı kanaldan gelmesi ama farklı kurallarla ele alınması gerektiğidir. Bir veli okul servisinin gecikmesinden yakınabilir; bir öğrenen ise final sınavı notunun yanlış hesaplandığını ileri sürebilir. İlki bir hizmet şikâyetidir, ikincisi ise bir değerlendirme kararına itirazdır ve sonucu öğrenenin akademik durumunu doğrudan etkiler. Bu nedenle itirazlar için kimin karar vereceğini, hangi süre içinde yanıt verileceğini ve öğrenenin sonuca nasıl ulaşacağını önceden tanımlamak gerekir.
Şikâyet ve itiraz kayıtları yalnızca tek tek çözülen olaylar olarak kalmamalıdır. Aynı ders, sınav türü veya hizmet için tekrarlayan kayıtlar, öğretim programında ya da ölçme-değerlendirme tasarımında gözden geçirilmesi gereken bir soruna işaret edebilir. ISO 21001 bu verilerin memnuniyet izleme sonuçlarıyla birlikte analiz edilmesini ve yönetimin gözden geçirmesine girdi olmasını bekler.
ISO 21001 belgesi neyin yerini tutmaz?
ISO 21001 belgelendirmesi gönüllüdür. Türkiye’de eğitim faaliyetleri için Millî Eğitim Bakanlığı’nın öngördüğü kurum açma izinleri veya yükseköğretimdeki yasal kalite güvencesi süreçleri gibi mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerini almaz; bir yönetim sisteminin standardın şartlarını karşıladığını gösterir.
ISO 21001 kurumu belgelendirir; öğretmen, eğitmen veya öğrenenlerin yetkinliğini belgelendirmez. Kişilerin belirli bir görev için yetkinliğinin bağımsız olarak değerlendirilmesi, ISO/IEC 17024’e göre akredite personel belgelendirme kuruluşlarının konusudur. Bu sınavlara hazırlık için sunduğumuz programları eğitimler sayfamızda bulabilirsiniz.
Belgelendirmeye hazırlık
Başvuru öncesinde kapsama alınacak programları ve eğitim türlerini, kampüs veya şube sayısını, personel ve öğrenen sayılarını, uzaktan eğitim verip vermediğinizi ve erken çocukluk eğitimi hizmeti sunup sunmadığınızı netleştirin. Halihazırda ISO 9001 belgeniz varsa ISO 21001’in eğitime özgü şartlarını mevcut sisteminizle karşılaştırarak başlayabilirsiniz; iki standart birlikte de tetkik edilebilir.
Mevcut durum analizi, dokümantasyon, personel eğitimleri, iç tetkik ve belgelendirme tetkikine hazırlıkta nasıl destek verdiğimizi ISO 21001 danışmanlığı sayfamızda inceleyebilir, kurumunuzun bilgilerini teklif talebi formuyla iletebilirsiniz. Size kurumunuza uygun bir danışmanlık planı ve teklif hazırlayalım.
Sıkça sorulan sorular
ISO 21001 belgesi almak için ISO 9001 belgesi gerekir mi?
Hayır. ISO 21001 ISO 9001 temelinde hazırlanmış olsa da bağımsız bir yönetim sistemi standardıdır ve kendi başına belgelendirilebilir. ISO 9001 belgesi olan kurumlar ise iki standardı birleşik bir tetkikle değerlendirtebilir.
Uzaktan eğitim veren kurumlar ISO 21001 uygulayabilir mi?
Evet. Standart, öğretim programı kullanan kuruluşlara eğitimin sunuluş biçiminden bağımsız olarak uygulanabilir. Uzaktan eğitimde kaynakların, iletişimin, ölçme-değerlendirmenin ve öğrenen verilerinin korunmasının nasıl yönetildiği tetkikte ayrıca değerlendirilir.
Kurumsal bir şirketin eğitim akademisi ISO 21001 belgesi alabilir mi?
Evet. Asıl faaliyeti eğitim olmayan kuruluşların, öğretim programı kullanarak eğitim sunan birimleri de standardı uygulayabilir. Bu durumda belgelendirme kapsamı, eğitim birimi ve sunduğu programlarla sınırlı olarak tanımlanır.