Teknik şartnameden uluslararası standarda
ISO 29001, uzun süre ISO/TS 29001 adıyla bir teknik şartname olarak yayımlandı. ISO/TC 67 teknik komitesinin hazırladığı ISO 29001:2020, ISO/TS 29001:2010’un yerini aldı ve ilk kez uluslararası standart olarak yayımlandı. Önceki baskıya göre temel değişiklik, ISO 9001:2015 ile uyumlaştırılmasıdır.
Standardın yapısı, ne istediğini anlamanın da anahtarıdır: ISO 9001:2015’in metni çerçeve içinde, değiştirilmeden ve eksiksiz olarak yer alır; sektöre özgü ek şartlar ve rehber bilgiler bu çerçevelerin dışında verilir. Bu nedenle ISO 29001’e uygun bir sistem ISO 9001 şartlarını da karşılar. ISO 9001 şartlarının tamamı geçerli olmaya devam eder; ek şartlar bunların üzerine gelir.
Ek şartların arkasındaki mantık, sektörün yüksek risk profilidir. Tedarik zinciri çoğu zaman yüklenici ve alt yükleniciler üzerinden kademeli olarak ilerler; bir halkadaki kalite sorunu sahada ciddi operasyonel ve güvenlik sonuçları doğurabilir. Standart bu nedenle risklerin yönetimine, değişikliklerin kontrolüne ve belgelenmiş bilgiye daha fazla ağırlık verir.
ISO 9001’in üzerine gelen başlıca şartlar
- Belgelenmiş bağlam ve paydaşlar: kuruluşun bağlamına ve paydaşların beklentilerine ilişkin değerlendirmenin belgelenmiş bilgi olarak saklanması. Sektörde “ilgili taraf” yerine genellikle “paydaş” terimi kullanılır.
- Kapsam sınırları: kalite yönetim sisteminin kapsamının, sınırlarının ve istisnalarının açıkça tanımlanması.
- Risk yönetimi süreçleri: riskler ve fırsatlar için tanımlı süreçler; standart bu konuda ISO 31000 yaklaşımına atıf yapar.
- Değişikliğin yönetimi: önerilen değişikliklerle ilgili risklerin ve fırsatların yönetilmesi ve bunun belgelenmesi.
- Altyapı ve bakım: altyapıya ilişkin belgelenmiş bilgi; müşteri veya teknik şartların gerektirdiği kritik yedek parçaların belirlenmesi ve risk temelli bakım yaklaşımlarının uygulanabilmesi.
- Yetkinlik: kritik görevlerde yetkinliğin doğrulanması ve yetkinlik yönetiminin belgelenmesi.
- Kalite planları: belirli bir ürün, hizmet, proje veya sözleşme için uygulanacak süreçleri ve kaynakları tanımlayan kalite planı, hizmet kalite planı ya da muayene ve test planı.
- Dış tedarikçi performansı: dış tedarikçilerin performansının planlı aralıklarla değerlendirilmesi ve kontrollerin tür ve kapsamının risklere göre ayarlanması.
Değişikliğin yönetimi uygulamada nasıl işler?
Değişikliğin yönetimi, sektörde süreç emniyetinin de temel ilkelerinden biridir. ISO 29001:2020, üretim ve hizmet sunumunda organizasyon yapısı, kilit personel, kritik tedarikçiler, tasarım ve yönetim sisteminin kendisindeki değişikliklerin kontrol edilmesini ister. İyileştirmelerin uygulanması da değişikliğin yönetimi sürecine tabidir. Kontrollü bir değişiklik genellikle şu adımlardan geçer:
Değişikliği tanımlayın
Neyin, neden ve hangi kapsamda değişeceğini açıkça yazın: yeni bir kaynak prosedürü, farklı bir hammadde tedarikçisi, kilit bir teknik sorumlunun ayrılması gibi.
Riskleri değerlendirin
Değişikliğin ürün veya hizmet şartlarına uygunluk üzerindeki etkilerini ve ortaya çıkabilecek fırsatları değerlendirin; gerekli kontrolleri belirleyin.
Onaylayın
Değişikliği kimin onaylayacağı önceden tanımlanmış olmalıdır. Onay, değerlendirme sonuçları görülmeden verilmemelidir.
Müşteriyi bilgilendirin
Değişiklik müşteriye teslim edilecek ürün veya hizmeti etkiliyorsa müşteriye bildirimde bulunun; sözleşmeniz ön onay gerektiriyorsa bunu alın.
Uygulayın ve doğrulayın
Değişikliği planlandığı gibi uygulayın ve beklenen sonucu verdiğini doğrulayın.
Kayıt altına alın
Değerlendirme sonuçlarını, değişikliği onaylayan kişiyi ve değerlendirmeden doğan eylemleri belgelenmiş bilgi olarak saklayın.
Beklenmedik durum planları
ISO 29001:2020, beklenmedik durum planlarını ayrı bir belge türü olarak değil, bir risk işleme yöntemi olarak ele alır. Risk değerlendirmeniz bir beklenmedik durum planını gerekli kıldığında plan en az üç unsuru içermelidir: müdahaleye ilişkin görev ve sorumluluklar, iletişim ve ilk yapılacak eylemler.
Planın kapsamı riskle orantılı olmalıdır. Her süreç için ayrıntılı bir plan yazmak yerine, ürün veya hizmetin zamanında ve şartlara uygun sunulmasını ciddi biçimde tehlikeye atabilecek senaryolara odaklanmak daha anlamlıdır. Planın tatbikatla veya gerçek bir olaydan sonra gözden geçirilmesi, eksiklerin ortaya çıkmasını sağlar.
Kritik bir tedarikçinin teslimat yapamaması, sevkiyat öncesinde bir test ekipmanının arızalanması ya da sahaya erişimin kısıtlanması, kuruluşun kendi riskleri arasında değerlendirebileceği senaryolara örnektir. Planın değeri, kâğıt üzerinde var olmasında değil; sorumluların planı bilmesinde ve gerektiğinde gecikmeden uygulayabilmesindedir. Müşteri şartları da belirli beklenmedik durum eylemleri öngörebilir; bunlar ürün ve hizmet şartları belirlenirken dikkate alınmalıdır.
Tedarikçi kontrolünde kritiklik yaklaşımı
Sektörde tedarikçi kontrolünün sıkılığı, tedarik edilen ürün veya hizmetin kritikliğine göre belirlenir. ISO 29001:2020’nin bilgilendirici Ek C’si, şartların karşılanmasına yönelik riskleri değerlendirmek ve tedarikçilerde uygulanacak kontrolleri planlamak için yöntemler sunar. Uygulamada şu sorular belirleyicidir:
- Tedarik edilen ürün veya hizmet, kuruluşun, şartnamenin ya da müşterinin tanımına göre kritik mi?
- Tedarikçinin performansı hangi aralıklarla ve hangi verilerle değerlendiriliyor; sonuçlar kontrollerin sıklığına yansıyor mu?
- Kritik tedarikçide yaşanan bir değişiklik, kuruluşun değişikliğin yönetimi sürecini tetikliyor mu?
- Müşterinin muayene ve test planında öngördüğü katılım noktaları, alt tedarikçilere doğru şekilde aktarılıyor mu?
- Dış kaynaklı süreçler için gereken şartlar ve muayene belgeleri, satın alma bilgilerinde açıkça belirtiliyor mu?
ISO 9001, ISO 29001 ve API şartnameleri
- ISO 9001:2015
- Her sektöre uygulanabilen genel kalite yönetim sistemi şartları
- ISO 29001:2020
- ISO 9001:2015’i değiştirmeden içeren ve petrol, petrokimya ve doğal gaz sektörüne özgü şartlar ekleyen standart
- API Spec Q1
- American Petroleum Institute’un sektördeki üretim kuruluşlarına yönelik kalite yönetim sistemi şartnamesi
- API Spec Q2
- API’nin sektördeki hizmet sağlayıcı kuruluşlara yönelik kalite yönetim sistemi şartnamesi
- İlişki
- ISO/TC 67’nin rehber dokümanına göre ISO 29001:2020, API Spec Q1 (9. baskı) ve API Spec Q2 (1. baskı) ile teknik olarak eşdeğer olacak şekilde tasarlanmıştır; API’nin kendi lisans ve belgelendirme programları ise ayrı yürütülür
Müşteri şartları standardın önüne geçebilir
ISO 29001:2020, sektörde üzerinde uzlaşılmış asgari şartları ortaya koyar. Operatör şirketler ve ana yükleniciler, satın alma şartnamelerinde bunlara ek şartlar tanımlayabilir. Belgelendirme tetkikinde kuruluşunuzun müşteri şartlarını nasıl belirleyip süreçlerine aktardığı da değerlendirilir. Bu nedenle danışmanlık çalışmalarımızda kalite planlarını, risk değerlendirmelerini ve prosedürleri yalnızca standarda göre değil, müşterilerinizin satın alma şartnamelerini de dikkate alarak sizinle birlikte hazırlarız.
ISO 29001 belgelendirmesine hazırlanmak
Halihazırda ISO 9001 belgeniz varsa, işe mevcut sisteminizi ISO 29001:2020’nin ek şartlarıyla karşılaştırarak başlayabilirsiniz; değişikliğin yönetimi, beklenmedik durum planları, tedarikçi performansı ve belgelenmiş bilgiler çoğu zaman en fazla çalışma gerektiren alanlardır. Sahada çalışan hizmet sağlayıcılar için ISO 45001 ve ISO 14001 ile birleşik bir tetkik planlamak da mümkündür.
Boşluk analizi, dokümantasyon, iç tetkik ve akredite bir belgelendirme kuruluşunun tetkikine hazırlık adımlarında nasıl destek verdiğimizi ISO 29001 danışmanlığı sayfamızda inceleyebilirsiniz. Ürün ve hizmetlerinizi, sahalarınızı ve mevcut sertifikalarınızı teklif talebinizle iletin; size uygun bir danışmanlık planı ve teklif hazırlayalım.
Sıkça sorulan sorular
ISO 29001 belgesi olan bir kuruluş ISO 9001 şartlarını da karşılar mı?
Evet. ISO 29001:2020, ISO 9001:2015’in metnini değiştirmeden ve eksiksiz olarak içerir. Bu nedenle ISO 29001’e uygun bir sistem ISO 9001 şartlarını da karşılar. Ayrıca bir ISO 9001 sertifikasına ihtiyaç olup olmadığı ise müşterilerinizin beklentilerine bağlıdır.
ISO 29001 yalnızca sondaj ve üretim sahalarında çalışanlar için mi?
Hayır. Standart; petrol, petrokimya ve doğal gaz endüstrilerine ürün veya hizmet sağlayan kuruluşlara yöneliktir. Ekipman ve malzeme üreticileri, mühendislik firmaları, muayene, bakım ve saha hizmeti sağlayıcıları bu kapsama girebilir.
ISO 29001 belgesi API Monogram lisansının yerine geçer mi?
Hayır. ISO 29001:2020 API Spec Q1 ve Q2 ile teknik olarak eşdeğer olacak şekilde tasarlanmış olsa da API Monogram ve API’nin diğer programları, American Petroleum Institute tarafından kendi kurallarıyla yürütülür. Müşteriniz API lisansı istiyorsa bu programın şartlarını ayrıca karşılamanız gerekir.