Sözleşmeden iş birliğine
Geleneksel tedarikçi yönetimi büyük ölçüde sözleşme şartlarına, fiyat baskısına ve performans cezalarına dayanır. Bu yaklaşım basit ve tekrarlanan alımlarda işe yarar; ancak belirsizliği yüksek altyapı projelerinde, ortak ürün geliştirmede veya birden fazla kuruluşun birlikte hizmet sunduğu yapılarda tarafları savunmacı bir tutuma itebilir. İş birliğine dayalı yaklaşım ise ortak hedefler, açık iletişim ve ortak karar alma üzerine kurulur.
ISO 44001 bu yaklaşımın yönetim sistemi karşılığıdır. Kökleri 2006’da yayımlanan PAS 11000’e ve onun 2010’da dönüştüğü İngiliz standardı BS 11000’e dayanır. 1 Mart 2017’de uluslararası standart olarak yayımlanan ISO 44001, BS 11000’in yerini almış ve ortak yönetim sistemi yapısına uyarlanmıştır. 2024’te yayımlanan değişiklikle iklim değişikliğinin kuruluş bağlamında dikkate alınması istenir; standardın revizyon çalışmaları ise sürmektedir. Uygulamaya ilişkin rehberlik ISO 44002’de yer alır. Danışmanlık hizmetimizin kapsamını ISO 44001 danışmanlığı sayfamızda özetledik.
Sekiz aşamalı yaşam döngüsü
Standart, iş birliğine dayalı bir ilişkiyi fırsatın fark edilmesinden sona erdirilmesine kadar sekiz aşamada ele alır. İlk aşamalar kuruluşun kendi içindeki hazırlığı, sonrakiler ise ortakla birlikte yürütülen çalışmayı kapsar:
Operasyonel farkındalık
Kuruluşun iş birliğine yatkınlığını ve iş birliğinin kurumsal hedeflere hangi alanlarda katkı sağlayabileceğini belirleyin; politikayı ve üst yönetimin rolünü netleştirin.
Bilgi
Belirli bir ilişki veya fırsat için iş birliğinin beklenen faydalarını, risklerini ve iş gerekçesini değerlendirin; sonuçları ilişki yönetim planına yansıtın.
İç değerlendirme
Kuruluşunuzun iş birliği yapma kapasitesini, yani yetkinliklerini, kültürünü, süreçlerini ve liderlik davranışlarını gerçekçi biçimde değerlendirin.
Ortak seçimi
Potansiyel ortakları yalnızca teknik ve ticari yeterliliğe göre değil, iş birliği yetkinliğine ve hedeflerin uyumuna göre de değerlendiren bir seçim süreci işletin.
Birlikte çalışma
Ortakla birlikte yönetişim yapısını, rolleri, sorumlulukları, iletişim kanallarını, risk yönetimini ve anlaşmazlık çözüm yöntemlerini kurun.
Değer yaratma
Ortak iyileştirme ve yenilik fırsatlarını belirlemek ve hayata geçirmek için birlikte işleyen bir süreç oluşturun.
Birlikte kalma
İlişkinin sağlığını ve performansını zaman içinde izleyin, ölçün ve değişen koşullara göre yönetin.
Çıkış stratejisinin devreye alınması
İlişkinin sona ermesi veya dönüşmesi durumunda izlenecek ortak yaklaşımı baştan tanımlayın ve zamanı geldiğinde kontrollü biçimde uygulayın.
İlişki yönetim planı: Sistemin omurgası
ISO 44001’in kilit kavramlarından biri ilişki yönetim planıdır. Plan, iş birliğinin neden yapıldığını, hangi hedeflere hizmet ettiğini, hangi riskleri taşıdığını ve ilişkinin yaşam döngüsü boyunca nasıl yönetileceğini bir araya getirir. Yaşam döngüsü ilerledikçe plan da gelişir; ortak seçildikten sonra ortakla birlikte hazırlanan ortak ilişki yönetim planı iki tarafın ortak referansı hâline gelir.
Plan bir sözleşmenin yerine geçmez: sözleşme hakları ve yükümlülükleri tanımlarken plan, tarafların birlikte nasıl çalışacağını tanımlar. Tetkikte bu planların güncel olup olmadığına, gerçek toplantı kayıtları ve kararlarla tutarlılığına ve iki tarafın çalışanları tarafından bilinip bilinmediğine bakılır. Yalnızca başvuru öncesinde hazırlanıp sonra hiç güncellenmemiş bir plan, sistemin işlemediğinin açık bir işaretidir.
Hangi ilişkiler kapsama alınabilir?
ISO 44001 kuruluşların kendi içindeki ve kuruluşlar arasındaki ilişkilere uygulanabilir. Kapsamı kuruluş belirler; tipik örnekler şunlardır:
- Kurum içi ilişkiler
- Aynı grup içindeki şirketler, bölümler veya farklı ülkelerdeki birimler arasında ortak hedefe yönelik çalışma.
- Müşteri ilişkileri
- Uzun süreli hizmet sözleşmeleri veya çerçeve anlaşmalar kapsamında müşteriyle kurulan iş birliği.
- Tedarikçi ve alt yüklenici ilişkileri
- Stratejik önemi yüksek, ikame edilmesi zor veya ortak geliştirme gerektiren tedarik ilişkileri.
- Çok taraflı yapılar
- Konsorsiyumlar, ortak girişimler ve kamu–özel iş birliği projeleri gibi birden fazla kuruluşun birlikte yer aldığı ilişkiler.
Tetkikte bakılan kanıtlar
- İş birliği politikası ve iş birliğinin kurumsal hedeflerle ilişkisi
- İş birliğine dayalı yaklaşımın hangi ilişkilere uygulanacağının belirlendiğini gösteren kayıtlar
- İlişki yönetim planları ve ortakla birlikte hazırlanan ortak planlar
- İç değerlendirme sonuçları ve belirlenen gelişim alanları için alınan önlemler
- Ortak seçim kriterleri ve seçim sürecinin uygulandığını gösteren kayıtlar
- Ortak yönetişim toplantıları, alınan kararlar ve anlaşmazlıkların nasıl çözüldüğü
- İlişki performansının ve ortak değer yaratma girişimlerinin izlenmesi
- Çıkış stratejisi ve varsa sona eren ilişkilerden öğrenilenler
Belge ortaklığın başarısını garanti etmez
ISO 44001 belgesi, kuruluşunuzun iş birliğine dayalı ilişkileri yönetmek için standardın şartlarını karşılayan bir sistem işlettiğini gösterir; belirli bir ortaklığın başarılı olacağını, bir ihalenin kazanılacağını veya sözleşmeden doğan anlaşmazlıkların yaşanmayacağını garanti etmez. Rakiplerle yürütülen iş birliklerinde bilgi paylaşımının rekabet mevzuatına uygunluğu gibi hukuki konular da ayrıca değerlendirilmelidir.
Belgelendirmeye hazırlık
ISO 44001 ortak yönetim sistemi yapısını izlediği için ISO 9001 ile birlikte uygulanabilir. Tedarik zinciri boyunca güvenlik risklerini ele alan ISO 28000 ve iş ortaklarıyla ilişkilerde uyum yükümlülüklerini yönetmeye yardımcı olan ISO 37301 ile de doğal bağlantılar kurulur. Hazırlık adımlarımızı belgelendirme danışmanlığı süreci sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Belgelendirme kuruluşuna başvurmadan önce kapsamdaki ilişkiler için yaşam döngüsünün ilgili aşamalarının uygulandığından ve bir iç tetkik ile yönetimin gözden geçirmesinin tamamlandığından emin olun. HENA olarak bu süreçte danışmanlık desteği veririz: iş birliği politikasını, ilişki yönetim planlarını ve ortak seçim kriterlerini sizinle birlikte hazırlar, ekiplerinize eğitim verir, iç tetkik ve ön denetimle sistemi belgelendirme tetkikine hazırlarız. Sertifika, seçtiğiniz akredite belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenir. Stratejik tedarikçilerinizin performansını yerinde değerlendirmek istiyorsanız tedarikçi denetimleri hizmetimiz de bu çalışmayı tamamlar. Kapsamınızı, kapsamdaki ilişki türlerini ve sahalarınızı teklif talebinizde iletin; size uygun danışmanlık teklifimizi hazırlayalım.
Sıkça sorulan sorular
Sekiz aşamanın her ilişkide tamamlanmış olması gerekir mi?
Hayır. Aşamalar ilişkinin olgunluğuna göre ilerler; yeni başlayan bir ilişki henüz ortak seçimi veya birlikte çalışma aşamasında olabilir. Tetkikte, kapsamdaki ilişkilerin bulunduğu aşamaya uygun çalışmaların yapıldığı ve sonraki aşamaların planlandığı değerlendirilir.
Ortağımız ISO 44001 belgeli değilse bu ilişkiyi kapsama alabilir miyiz?
Evet. Belgelendirme kuruluşunuzun kendi sistemini kapsar; ortağınızın belgeli olması şart değildir. Ancak ortak yönetişim, ortak ilişki yönetim planı ve çıkış stratejisi gibi konular ortağınızla birlikte ele alınmalıdır.
Çıkış stratejisini ilişkinin başında belirlemek güvensizlik göstergesi değil mi?
Standardın yaklaşımında tam tersidir. İlişkinin nasıl sona ereceğinin veya dönüşeceğinin baştan konuşulması tarafların beklentilerini netleştirir ve belirsizlikten doğan anlaşmazlıkları azaltır. Çıkış stratejisi ilişki boyunca gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir.